发函主要适用于不相隶属单位之间商洽工作、通报情况、征求意见、询问或答复问题,请求批准和答复审批事项等。
发函主要用于与有关单位商洽公务,向有关单位询问和请求批准事项等。按性质分,可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来;便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文,没有公文格式要求,甚至可以不要标题,不用发文字号,只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。按发文目的分,函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函;复函则是为回复对方所发出的函。另外,从内容和用途上,还可以分为商洽事宜函、通知事宜函、催办事宜函、邀请函、请示答复事宜函、转办函、催办函、报送材料函等等。
函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,起着沟通作用,充分显示平行文种的功能,这是其他公文所不具备的特点。函是平行公文,但是它除了平行行文外,还可以向上行文或向下行文,没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。
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